Vom inhabergeführten Familienbetrieb zum Industriebetrieb in Familienbesitz: Viele Unternehmen scheitern an dieser Herausforderung. Bei BerlinDruck ist die Veränderung gelungen – entgegen vielen Bedenken von außen und innen. Ein Gespräch mit Frank Rüter (Geschäftsführer, links im Bild) und Reinhard Berlin (Gründer und Inhaber, rechts im Bild) über Wandel, Widerstand und sehr unterschiedliche Wege, dem zu begegnen.

Ein neuer Geschäftsführer

Dienstag, 2. Juli 2008, 8 Uhr: Der erste Arbeitstag von Frank Rüter als neuer Geschäftsführer bei BerlinDruck beginnt. Eine Überraschung für die Branche und auch die Mitarbeiter. Natürlich wurde vorher gerätselt: Wer ist der Neue? Kommt er aus der Branche? Wo hat er vorher gearbeitet? „Es war das geheimste Projekt meines Lebens. Nur meine Frau und ich wussten davon“, sagt Reinhard Berlin. „Ich hatte wetten können: Keiner wäre auf Frank Rüter gekommen.“ Die Wette hätte Berlin gewonnen. Beide kannten sich zwar vorher – so, wie man sich halt kennt in der Druckindustrie: Rüter als Vertriebschef bei einem Papiergroßhändler, Berlin als Kunde. Persönlicher Kontakt? Eher selten.

Bis auf diesen einen Tag im Jahr 2003. Ein Gespräch zwischen Lieferant und Kunde. Ein Wort gibt das andere. Reinhard Berlin – der sich selbst einen „Gewittermenschen“ nennt – weist Frank Rüter schließlich die Tür. Und plötzlich – fünf Jahre später – steht Frank Rüter wieder in der Tür und ist neuer Geschäftsführer. Der Gründer Reinhard Berlin bleibt mit seiner Frau Inhaber des Unternehmens, gibt aber nach und nach das Tagesgeschäft an Rüter ab, bereitet so den wichtigen Übergang vom Familien- zum Industriebetrieb vor. „Die meisten in der Branche haben gesagt, sie geben uns zwei Wochen“, blickt Frank Rüter zurück; Reinhard Berlin nickt bestätigend. Wie haben die beiden es geschafft, dass daraus nun schon acht erfolgreiche Jahre geworden sind? Wie konnten zwei so unterschiedliche Charaktere nach dieser Vorgeschichte überhaupt zusammenkommen?

Auf der Suche nach dem geeigneten Geschäftsführer war für Reinhard Berlin die Aussage eines Dritten über Frank Rüter entscheidend: „Auf den lasse ich nichts kommen – der lässt einen nie im Regen stehen, der hilft einem“, lautete sie. „Das war der Punkt, der mich überzeugt hat, das Gespräch mit ihm zu suchen, Verantwortung an ihn abzugeben.“ Berlin greift zum Telefon, ruft Rüter an, sie treffen sich einige Male. „Reinhard Berlin ist nicht nachtragend und ich bin es auch nicht“, erzählt Frank Rüter. „Deshalb habe ich mich auf die Treffen eingelassen. In einem Café haben wir damals ausgelotet, ob wir zusammenpassen, ob wir zusammen etwas erreichen können. Ich habe ihn bei diesen Gesprächen als Menschen schätzen gelernt, der einem Vertrauen entgegenbringt. Egal, was vorher war.“ Gespräche, bei denen sie Gemeinsamkeiten und Unterschiede entdecken: „Wir haben schnell gemerkt: In vielen Sachen sind wir deckungsgleich, in vielen Dingen aber auch 180 Grad unterschiedlich“, meint Frank Rüter. „Eigentlich können wir beide gar nicht zusammenarbeiten.“ „Überhaupt nicht“, bekräftigt Reinhard Berlin. Was sie aber zusammenbrachte, ist die gleiche Meinung über Kunden und Kundenbeziehungen. „Wie wollen wir Kunden entwickeln? Wie bekommen wir neue Kunden? Kunden, Kunden, Kunden – nur darüber wird gesprochen. Nicht über Verträge, Geld oder einen Firmenwagen“, fasst Frank Rüter zusammen.

Der Kunde im Fokus

Am Ende der Gespräche haben die beiden eine lange Liste von Themen, die sie angehen wollen. Das Wort „Kunde“ steht dabei ganz oben. Nicht nur neue Kunden gewinnen, auch bestehende Beziehungen halten und ausbauen. Rüter und Berlin sind sich dabei bewusst: Ein Wechsel in der Geschäftsleitung birgt auch immer die Gefahr, dass Kunden verloren gehen. Und der Wechsel, der Wandel bei BerlinDruck kam für den Markt genauso überraschend wie für die Mitarbeiter. Gab es deshalb auch überraschenden Widerstand gegen den Wandel aufseiten der Kunden?  Reinhard Berlin muss lange nachdenken, nippt an seinem Kaffee, schaut zur Decke, schaut seinen Geschäftsführer an: „Nein, richtige Widerstände haben wir nicht gespürt. Sicher kam die eine oder andere Frage: Warum der? Warum macht ihr das überhaupt?“ Rüter und Berlin nahmen diese Fragen ernst, führten Gespräche mit Kunden am Anfang möglichst gemeinsam – auch weil sie wussten, dass sie mögliche Widerstände sehr unterschiedlich anpacken, sich ergänzen können, um eine Lösung zu finden.

Reinhard Berlin zum Beispiel sucht lieber den schnellen Weg, sagt er über sich selbst. „Ich konnte zum Beispiel nie gut mit Reklamationen umgehen – ist ja auch eine Form des Widerstandes. Wir haben fast alle Reklamationen immer auf unsere Kappe genommen, auch wenn wir nicht schuld waren. Hauptsache, erledigt.“ Frank Rüter sucht dagegen immer zuerst intern das direkte Gespräch: „Ich stelle meinen Mitarbeitern drei Fragen und will Antworten darauf: Was ist passiert? Wieso ist das passiert? Was müssen wir tun, damit es nicht wieder passiert? Dann rede ich mit dem Kunden.“ Und so jemand, der Fragen stellt, Antworten einfordert, zuhört, nachhakt, hinterfragt – so jemand ist plötzlich Geschäftsführer, Ansprechpartner im Tagesgeschäft für die Mitarbeiter. Ein Kulturschock? „Sicher“, bestätigt Frank Rüter. „Das war über zwei, drei Jahre ein harter Kampf für alle, mich eingeschlossen. Es hieß ja nicht seitens der Belegschaft: Schön, dass Sie da sind – wir mussten uns annähern, miteinander reden, reden, reden, um uns zu verstehen.“ Reinhard Berlin nickt: „Frank Rüter hatte sicher in der Branche einen Ruf als Hardliner. Aber heute, das sage ich ganz klar: Von unseren 50 Beschäftigten würden mindestens 48 für ihn durchs Feuer gehen, wie sie es auch immer für mich gemacht haben.“ Rüter lacht: „Vielleicht doch nur 47 …“

Ziele, Zukunft und Veränderungen

Am Anfang aber suchten auch die Mitarbeiter den einfachen Weg, sprachen lieber mit dem Chef des Chefs. „Wenn Mama Nein sagt, dann kommen sie zu Papa, ist doch klar“, meint Berlin. Der Lerneffekt stellte sich aber schnell bei ihm ein: „Geht zu Rüter, nicht zu mir“, lautete schon bald die klare Ansage von Reinhard Berlin. Während sich Berlin innerhalb kurzer Zeit an seine neue Rolle gewöhnte, lebte Frank Rüter seine Funktion von Anfang an: „Die Mitarbeiter wissen, dass ich von Reinhard Berlin den Staffelstab übernommen und eine eindeutige Zielvorgabe habe: zufriedene Kunden, ein gutes Ergebnis, damit wir nachhaltig in modernste Technik investieren können. Wir sind kein Familienbetrieb mehr, sondern ein Industriebetrieb in Familienhand. Wir müssen uns heute für die Zukunft rüsten – wie jetzt mit der neuen Heidelberger.“ Denn Berlin und Rüter sind überzeugt, dass Printprodukte auch in Zukunft bedeutsam bleiben werden.

Über Ziele, Zukunft, Veränderungen reden die beiden daher oft. Einigkeit herrscht immer, wo es um Qualität, notwendige Technik und den Kunden geht. Diskutiert wird eher über das, „was für den Betrieb nicht unbedingt lebensnotwendig ist“, meint Berlin. Und führt als Beispiel den Umbau den Büroraum im Firmen Gebäude an. „Ich wollte Designermöbel – Frank Rüter fragte mich dann nur: Und wie viel müssen wir drucken, um das hinzukriegen? Das war das Argument, das mich überzeugt hat.“ Dieses „Eine andere Meinung haben als das Gegenüber“ – bei Frank Rüter und Reinhard Berlin gehört der Widerstand des anderen eben noch heute zum Alltag. „Wir streiten aber nicht, wir argumentieren – jeder will den anderen überzeugen“, sagt Frank Rüter. „Nicht auf Positionen beharren, offen sein, mal sagen: Gefällt mir nicht, ist aber in der Sache richtig“, beschreibt es Reinhard Berlin. Und die Einigung dann auch gemeinsam vertreten.

Dieses „Gemeinsam“, verbunden mit gegenseitigem Vertrauen und Respekt, ist vielleicht die Erklärung dafür, dass der Wandel bei BerlinDruck trotz Widerständen gelungen ist. Denn einer gleicht die Schwächen des anderen aus. Und immer suchen sie das Gespräch – untereinander, mit Kunden, mit Lieferanten, mit Mitarbeitern. Sie diskutieren über die Sache, nicht über Personen. „Wir haben vieles richtig gemacht bei der Umsetzung der Veränderungen im Unternehmen – vieles sicherlich auch aus dem Bauch heraus und ohne Change-Management-Kurse“, meint Rüter. „Stimmt“, bestätigt Berlin. „Wir sind einer der wenigen Druckbetriebe, der sich in den letzten Jahren in der Region erfolgreich nach vorne entwickelt hat. Viele haben die Chance zur Veränderung verpasst – oder sind mit den Widerständen nicht zurechtgekommen.“ Trägt BerlinDruck denn nach diesem Wandel den Namen des Inhabers noch zu Recht? „Ja, sogar mehr denn je“, antwortet Berlin. „Denn wenn wir immer geblieben wären, wie wir waren, gäbe es uns heute wohl nicht mehr.“

Axel Hausmann führte das Gespräch mit Frank Rüter und Reinhard Berlin. Er arbeitet seit zehn Jahren als selbstständiger PR-Berater und Journalist. Sein Fokus liegt auf der internen Kommunikation für Unternehmen – gerade in Zeiten des Wandels und des internen Widerstandes. Sein Handwerkszeug lernte er während eines Volontariats in einer Bremer PR-Agentur, danach schrieb und sprach er 18 Jahre für eine Versicherung – zuletzt als Pressesprecher. Den Umgang mit Widerständen lernt er täglich neu (der 13-jährigen Tochter sei Dank).

Kay Michalak von der fotoetage Bremen inszenierte und fotografierte Frank Rüter und Reinhard Berlin ohne jeden Widerstand.

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